Услуги по охране труда, разработка СУОТ, документы и аудит охраны труда

Руководство по управлению охраной труда (часть 5)

Руководство по управлению охраной труда (часть 5)
4.5. ПРОВЕРКА
4.5.1. Мониторинг и измерение действенности
4.5.1.1. Данный раздел Руководства разработан в соответствии с разделом 4.5.1 СТБ 18001 (OHSAS 18001).
4.5.1.2. В Организации осуществляются следующие виды мониторинга и измерения действенности в области ОТ:
  • проверка, контроль, надзор, освидетельствование, осмотр, испытание, диагностика, экспертиза, инспекция, аттестация;
  • аттестация рабочих мест по условиям труда в соответствии с Положением о порядке проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22 февраля 2008 г. № 253 и Инструкцией по оценке условий труда при аттестации рабочих мест по условиям труда и предоставлению компенсаций по ее результатам, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 22 февраля 2008 г. № 35;
  • паспортизация санитарно-технического состояния условий и охраны труда в соответствии с Инструкцией по проведению паспортизации санитарно-технического состояния условий и охраны труда, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 04 февраля 2004 г. № 11;
  • инструментальные замеры факторов производственной среды аккредитованной лабораторией;
  • обследования и проверки состояния ОТ органами государственного надзора и контроля, вышестоящей организацией.
4.5.1.3. Объектами мониторинга и измерения действенности являются:
  • человек (работник, подрядчик, посетитель, общество, другие организации);
  • объект, используемый в деятельности организации или влияющий на ее деятельность (машина, механизм, агрегат, оборудование, оснастка, инструмент, транспортное средство, изделие, заготовка, материал, сырье, вещество, здание, сооружение, конструкция, устройство, система, прибор, территория, средство защиты);
  • окружающая и производственная среда.
4.5.1.4. Критериями мониторинга, в соответствии с которыми оценивается фактическое состояние ОТ, являются технологические параметры производственных процессов, документация на оборудование, материалы, вещества, другие требования законодательства в области ОТ, а также локальные нормативные-правовые акты организации.
4.5.1.5. Методика оценки действенности функционирования СУОТ приведена в 4.6.
4.5.1.6. Результаты мониторинга СУОТ регулярно измеряются и регистрируются в протоколах, актах, журналах, других документах лицами, ответственными за регистрацию.
4.5.1.7. При осуществлении мониторинга идентифицируются несоответствия, разрабатываются и внедряются корректирующие и предупреждающие действия согласно 4.5.3.
4.5.1.8. Для определения динамики процессов при проведении мониторинга могут использоваться статистические данные.
4.5.1.9. Поверка (калибровка), техническое обслуживание и ремонт средств измерений по ОТ
Для проведения инструментальных замеров факторов производственной среды в организации применяются СИ, каждое из которых имеет инвентарный номер и хранится на отведенном для него месте в закрываемом на ключ шкафу. На СИ составлена инвентаризационная опись.
Ответственным за СИ, их поверку (калибровку), техническое обслуживание и ремонт является ОМС.
На каждое СИ имеется паспорт, в котором приведены разделы:
  • технические характеристики;
  • устройство и принцип работы;
  • указание мер безопасности;
  • подготовка и порядок работы, содержащий порядок выполнения измерений;
  • техническое обслуживание, обеспечивающее требуемую точность измерений оборудованием и поддержание его в рабочем состоянии;
  • методика проверки, с указанием документа, содержащего сведения о частоте проверки, методах испытаний, оборудовании для проверки;
  • возможные неисправности, причины и способы их устранения;
  • правила хранения и транспортирования;
  • свидетельства о приемке, консервации и упаковке;
  • другие разделы по усмотрению изготовителя оборудования.
Паспорта хранятся в ОМС в сейфе.
Организация, порядок проведения и оформления результатов поверки (калибровки) СИ изложены в СТБ 8003 «Система обеспечения единства измерений Республики Беларусь. Поверка средств измерений. Организация и порядок проведения», СТБ 8014 «Система обеспечения единства измерений Республики Беларусь. Калибровка средств измерений. Организация и порядок проведения», ГОСТ 12.0.005 «Система стандартов безопасности труда. Метрологическое обеспечение в области безопасности труда», др.
Согласно РД РБ 50.8106 «Система обеспечения единства измерений Республики Беларусь. Порядок разработки, согласования и утверждения графиков периодической поверки средств измерений» в начале каждого года составляется График поверки (калибровки) СИ следующей формы.
График поверки (калибровки) средств измерений

В случае приобретения СИ, для поверки (калибровки) которого в лаборатории, аккредитованной на право проведения поверки (калибровки), отсутствуют соответствующие технические возможности, осуществляется консультирование с изготовителем о возможности поверки (калибровки) или об альтернативе приобретенному СИ.
Свидетельство о поверке (калибровке) хранится вместе с паспортом СИ.
Сведения о поверке (калибровке) фиксируются посредством поверочного клейма согласно РД РБ 50.8104 «Система обеспечения единства измерений Республики Беларусь. Клейма поверительные. Правила применения и хранения», а также в Карточке СИ следующей формы.
КАРТОЧКА СРЕДСТВА ИЗМЕРЕНИЯ
Лицевая сторона Карточки СИ:
Обратная сторона Карточки СИ:

Выдача и возврат СИ фиксируются в Журнале учета выдачи и возврата СИ следующей формы.
ЖУРНАЛ УЧЕТА ВЫДАЧИ И ВОЗВРАТА СРЕДСТВ ИЗМЕРЕНИЙ
При выдаче СИ получатель ознакамливается с его состоянием по Карточке СИ.
При возврате СИ ОМС визуально его осматривает, фиксирует замечания (если они есть) пользователя по СИ в ходе выполнения измерений в графе «Особые отметки» Карточки СИ.
Если во время или после работы со СИ оказалось, что оно неисправно, то измерения прекращаются и (или) результаты измерений признаются недействительными, а измерения проводятся исправным СИ.
Непригодное для использования, неповеренное (неоткалиброванное) и (или) неисправное СИ обеспечивается красной этикеткой с соответствующей пометкой («Не поверено» («Не откалибровано»), «Непригодно», «Не исправно»), помещается в отдельный шкаф и в оперативном порядке проходит поверку (калибровку), техническое обслуживание и (или) ремонт.
Техническое обслуживание и ремонт проводятся как в организации, так и в сторонних организациях. Во втором случае имеет место договорная основа по техническому обслуживанию и ремонту.
Проведенные техническое обслуживание и ремонты СИ фиксируются в Карточке СИ.
ОМС в конце каждого месяца анализирует карточки СИ с целью своевременного проведения технического обслуживания.
СИ, применяемые подрядчиками, подвергаются такой же проверке, как и СИ Организации. Подрядчик предоставляет копии документов проверки своих СИ для подтверждения их соответствия установленным для них требованиям.
При необходимости специального обучения, требуемого для решения каких-либо измерительных задач, подрядчик предоставляет организации соответствующие документы об обучении своего персонала для ознакомления.
4.5.2. Оценка соответствия
4.5.2.1. Данный раздел Руководства разработан в соответствии с разделом 4.5.2 СТБ 18001 (OHSAS 18001).
4.5.2.2. Для выполнения согласно 4.2 обязательства по соблюдению применимого законодательства в области ОТ и других требований, с которыми соглашается организация, в организации с установленной периодичностью оценивается соответствие применимым законодательным требованиям в области ОТ на основании:
  • Типовой инструкции о проведении контроля за соблюдением законодательства об охране труда в организации, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 26 декабря 2003 г. № 159;
  • СП 1.1.8-24 «Организация и проведение производственного контроля за соблюдением санитарных правил и выполнением санитарно-противоэпидемических и профилактических мероприятий»;
  • СТБ 8006 «Система обеспечения единства измерений Республики Беларусь. Государственный метрологический надзор и метрологический контроль. Основные положения»;
  • Рекомендаций по оценке работ по охране труда при разработке организациями систем управления охраной труда и подготовке их к сертификации, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 27 декабря 2007 г. № 185
4.5.3. Расследование происшествий, несоответствия, корректирующие и предупреждающие действия
4.5.2.3. Данный раздел Руководства разработан в соответствии с разделом 4.5.3 СТБ 18001 (OHSAS 18001).
4.5.2.4. Для предупреждения любого нежелательного события (несоответствия) работник обязан оказывать содействие и сотрудничать с нанимателем в деле обеспечения безопасности труда, немедленно сообщать непосредственному руководителю о любых ситуациях, происшедших в работе или создающих угрозу для безопасности.
4.5.2.5. Расследование и учет несчастных случаев на производстве (далее – несчастные случаи) и профессиональных заболеваний в организации, а также разработка и внедрение соответствующих корректирующих и предупреждающих действий (см. также 4.5.3.11–4.5.3.13) осуществляются в соответствии с (со):
  • статьей 229 «Расследование и учет несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» Трудового кодекса Республики Беларусь;
  • Правилами расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 15 января 2004 г. № 30;
  • Формами документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденными постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 27 января 2004 г. №5/3;
  • Инструкцией о расследовании и учете несчастных случаев с обучающимися и воспитанниками, утвержденной постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 07 августа 2003 г. № 58
4.5.2.6. При обследовании места, где произошел несчастный случай, учитывается то, что к началу расследования обстановка происшедшего несчастного случая может быть изменена в связи с оказанием потерпевшему на месте первой помощи, принятием мер по ликвидации последствий аварии и обеспечению безопасности труда других работников, а подчас преднамеренно не сохраняется, а то и искажается.
Прежде всего уточняются у потерпевшего (если это возможно), свидетелей происшествия, других работников обстоятельства несчастного случая и то, что изменилось в обстановке места происшествия.
Тщательному осмотру подлежат:
  • рабочее место, машины, механизмы, оборудование, транспортные средства, на которых произошел несчастный случай, инструменты, приспособления и инвентарь, которыми пользовался потерпевший;
  • часть постройки, сооружения, машины, а также материал, инструмент, деталь, приспособление, которыми была нанесена травма;
  • средства индивидуальной защиты, которыми пользовался потерпевший, с целью установления их исправности и пригодности условиям выполняемой работы;
  • защитные ограждения, блокировки, тормозные, сигнализирующие и другие защитные средства;
  • в целом подразделение с целью определения состояния условий труда, технического и санитарно-гигиенического состояния рабочих мест, машин, оборудования, а также уровня организации работы по ОТ.
Для обеспечения наглядности и убедительности по ходу обследования места происшествия делаются фотографии, составляется схема, делается чертеж или эскиз наиболее важных деталей и узлов машин и механизмов.
Предпочтение отдается фотографиям, которые после изготовления подписываются свидетелями.
4.5.2.7. Лица, участвующие в расследовании несчастного случая, проводят опрос потерпевшего, свидетелей, руководителя работ, других должностных лиц.
При опросе указанных лиц необходимо проявлять максимум выдержки, такта и терпения. Необходимо помнить, что наиболее полные и точные сведения может дать сам потерпевший. Поэтому, если позволяет его состояние здоровья, он опрашивается в первую очередь и, если возможно, на месте происшествия. В больнице потерпевший опрашивается только с разрешения врача.
Опрашивая потерпевшего, необходимо попросить его как можно подробнее рассказать об обстоятельствах несчастного случая, какую операцию и как он выполнял, какими средствами индивидуальной защиты пользовался, в каком положении находился по отношению к машине, станку и т.п.
В разговорах со свидетелями несчастного случая устанавливается, где каждый из них находился в момент несчастного случая, что он лично видел, слышал, как вел себя потерпевший до несчастного случая, в момент происшествия, после него, были ли слышны сигналы об опасности, как на них реагировал потерпевший. Также у них выясняется, имели ли место ранее аналогичные нарушения требований ОТ, как на них реагировали.
Опросы потерпевшего, свидетелей оформляются протоколами, которые должны быть прочитаны опрашиваемыми лицами и скреплены их подписями.
В беседах с руководителями работ и другими должностными лицами выясняются их мнения о причинах несчастного случая, какие обязанности по ОТ на них возложены, какие меры ими предпринимались по предупреждению несчастных случаев и, в частности, по предупреждению нарушений, которые привели к данному несчастному случаю и т.п. Должностные лица должны составить собственноручные объяснения.
Следует критически относиться к показаниям потерпевшего, свидетелей, непосредственных руководителей работ и других должностных лиц, которые в силу различных причин могут давать неверные показания. Если имеются противоречия в показаниях, необходимо их уточнить.
4.5.2.8. После обследования места происшествия и опроса причастных к несчастному случаю лиц изучаются документы, регламентирующие порядок безопасного проведения работ (инструкции по ОТ, технологические карты и регламенты, наряды-допуски, паспорта и акты освидетельствования оборудования и установок, ремонтная и эксплуатационная документация, материалы о проведении обучения, инструктажа и проверки знаний по ОТ и др.).
При изучении документов следует убедиться в том, что именно ими руководствуются в подразделении. Если обнаруживаются поправки, подчистки в документах, их сличают с оригиналом.
После проведения вышеизложенной работы анализируется полученная информация и оформляются результаты расследования.
4.5.2.9. В случаях, когда осмотр места происшествия, изучение документов и опрос потерпевшего и других лиц, не позволяют установить причины несчастного случая на производстве, распоряжением уполномоченного лица на проведение расследования назначается проведение экспертиз, лабораторных исследований, проведение технических расчетов.
Для проведения экспертиз в письменном виде оформляются вопросы, выносимые на заключение эксперту. При выборе экспертной организации и эксперта обеспечивается, чтобы они имели соответствующие познания и опыт в соответствующей сфере деятельности и не были заинтересованы в результатах экспертизы. Если заключение эксперта вызывает сомнение, необходимо провести экспертизу силами другого эксперта, а предпочтительнее – другой экспертной организации.
Заключение эксперта должно быть оформлено в письменном виде.
4.5.2.10. По результатам проделанной выше работы составляется акт о расследовании несчастного случая.
Обстоятельства в акте излагаются сжато и вместе с тем содержат всю необходимую информацию. При изложении обстоятельств несчастного случая не следует приводить не относящиеся к делу подробности.
При описании работы, которую выполнял потерпевший, указываются операция, выполнявшаяся в момент несчастного случая, какие приемы применял потерпевший. Если несчастный случай не связан с применением оборудования, инструмента, приспособлений, то их состояние не описывается.
Не следует характеризовать и факторы условий труда, если происшествие с ними не связано, а также с излишней подробностью излагать действия по оказанию помощи потерпевшему.
При изложении причин несчастного случая следует иметь в виду, что они должны вытекать из обстоятельств. При формулировании причин несчастного случая указываются конкретные нарушения и отступления от документов по ОТ. Формулировка причин должна быть четкой и лаконичной, технически грамотной и соответствовать документам по ОТ. Нельзя подменять формулировки причин только ссылками на разделы и пункты документов.
При определении последовательности изложения причин вначале указывается основная причина, а затем другие причины, способствовавшие развитию основной и ускорившие совершение происшествия. Однако при этом содержание каждой причины должно быть раскрыто.
При изложении раздела о лицах, допустивших нарушения законодательства в области ОТ, конкретно указывается, какие законодательные требования и кем не выполнены или нарушены. Это изложение подкрепляется выписками из невыполненных (нарушенных) документов по ОТ.
4.5.2.11. Расследование и учет аварий и инцидентов в организации, а также разработка и внедрение соответствующих корректирующих и предупреждающих действий (см. также 4.5.3.11–4.5.3.13) осуществляются в соответствии с:
  • Инструкцией о порядке расследования строительных аварий на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь от 04 апреля 2002 г. № 11;
  • Положением о порядке технического расследования причин аварий и инцидентов на опасных производственных объектах, утвержденным постановлением Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 9;
  • Инструкцией по техническому расследованию причин и учету аварий и инцидентов, происшедших при перевозке опасных грузов железнодорожным транспортом по территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь от 13 февраля 2003 г. № 10;
  • Инструкцией по техническому расследованию причин и учету аварий и инцидентов, происшедших при перевозке опасных грузов автомобильным транспортом, не повлекших за собой несчастных случаев, утвержденой Комитетом по надзору за безопасным ведением работ в промышленности и атомной энергетике при Министерстве по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь 20 июля 1998 г.;
  • Инструкцией по техническому расследованию причин и учету аварий и инцидентов, происшедших при перевозке опасных грузов по воздуху, не повлекших за собой несчастных случаев, утвержденной постановлением Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь от 13 февраля 2003 г. № 12;
  • Инструкцией по техническому расследованию причин и учету аварий и инцидентов, происшедших при перевозке опасных грузов внутренним водным транспортом, не повлекших за собой несчастных случаев, утвержденной постановлением Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь от 13 февраля 2003 г. № 13;
  • Правилами расследования авиационных происшествий и инцидентов с гражданскими воздушными судами в Республике Беларусь, утвержденными приказом Государственного комитета по авиации Республики Беларусь от 30 июля 1999 г. № 106.
4.5.2.12. Расследование и учет несоответствий в деятельности по ОТ организации предусматривают следующие этапы:
  • идентификация несоответствия;
  • анализ причины несоответствия.
Несоответствие может быть выявлено любым сотрудником или другими заинтересованными сторонами. При выявлении несоответствия сотрудник должен сообщить о нем своему непосредственному руководителю, а другие заинтересованные стороны – представителю организации.
Несоответствия могут быть выявлены при:
  • идентификации опасностей (4.3.1);
  • мониторинге (4.5.1);
  • расследовании микротравм, несчастных случаев, профессиональных заболеваний, инцидентов, аварий (4.5.3);
  • аудите СУОТ (4.5.5);
  • анализе управления ОТ (4.6).
Выявленные несоответствия регистрируются в соответствующих документах, предусмотренных указанными выше элементами (журналах, книгах, актах, протоколах, отчетах, предписаниях, др.).
4.5.2.13. Для устранения причин микротравм, несчастных случаев, профессиональных заболеваний, аварий, инцидентов, несоответствий и предупреждения повторения подобных происшествий в организации предпринимаются корректирующие и предупреждающие действия.
Предложенные корректирующие и предупреждающие действия перед их выполнением должны проверяться на предмет опасностей и рисков до их внедрении согласно 4.3.1.
Если для реализации корректирующих и предупреждающих действий необходимо внесение изменений в документы СУОТ организации, данное мероприятие осуществляется согласно 4.4.5.
4.5.2.14. Корректирующие действия заключаются в их разработке, внедрении и оценке эффективности.
Инициировать корректирующие действия по предупреждению повторения нежелательной ситуации может любой сотрудник, предложив их своему непосредственному руководителю. Руководитель принимает решение о необходимости и целесообразности реализации предложенных корректирующих действий либо разрабатывает другие действия. При невозможности устранения причины несоответствия силами подразделения данные обстоятельства незамедлительно сообщаются СОТ, которая организует разработку корректирующих действий с привлечением соответствующих подразделений и сотрудников.
СОТ проверяет выполнение корректирующих действий при повторном посещении подразделения.
О невыполненных в срок действиях ответственный за из выполнение персонал незамедлительно сообщает своему непосредственному руководителю либо в СОТ.
Пересмотр сроков выполнения корректирующих действий осуществляется по согласованию с руководителем, принявшим решение по корректирующим действиям.
Эффективность проведенных корректирующих действий определяет СОТ, исходя из повторяемости несоответствий, а также согласно 4.3.1.
В случае неэффективности корректирующих действий начальник СОТ выносит на обсуждение с представителем высшего руководства в СУОТ вопросы, связанные с разработкой новых корректирующих действий.
Начальник СОТ один раз в год, в первом месяце, следующим за отчетным периодом, проводит анализ эффективности корректирующих действий, отраженных в соответствующих документах и записях СУОТ. Предпринятые корректирующие действия и анализ их эффективности являются входными данными для анализа управления ОТ (4.6).
4.5.2.15. Предупреждающие действия заключаются в получении информации для анализа, анализе, разработке данных действий и оценке их эффективности.
Фактически все положения СТБ 18001 (OHSAS 18001) нацелены на предупреждение потенциальных несоответствий:
  • планирование, основанное на идентификации опасностей и оценке рисков (4.3.1), предупреждает недостачу ресурсов для своевременного достижения установленных целей и реализации программ управления ОТ;
  • определение ответственности и полномочий (4.4.1) предупреждает путаницу и нерешительность при управлении видами деятельности (операциями);
  • обеспечение компетентности, обучения и осведомленности (4.4.2) предупреждают потери, вызванные нехваткой, некомпетентностью или необученностью персонала;
  • управление документацией (4.4.5) предупреждает использование неактуализированных документов, а также невыполнение установленных требований из-за отсутствия соответствующих документов на рабочих местах;
  • управление видами деятельности (операциями) (4.4.6) предупреждает их неправильное и небезопасное выполнение;
  • аварийная подготовленность и реагирование (4.4.7) предупреждают потери, связанные с возможными инцидентами и авариями, как для самой организации, так и для других заинтересованных сторон;
  • управление измерительным оборудованием при мониторинге состояния ОТ (4.5.1) предупреждает использование неисправных средств измерений и, как следствие, появление недостоверных результатов измерений;
  • управление записями (4.5.4) предупреждает утерю, повреждение зарегистрированных данных для управления видами деятельности (операциями);
  • внутренний аудит СУОТ (4.5.5) предупреждает проблемы, связанные с невыполнением запланированных мероприятий, отступлениями от требований документов СУОТ, неосведомленностью руководства организации;
  • анализ со стороны руководства (4.6) предупреждает развитие негативных тенденций в функционировании СУОТ.
Если последствия невыполнения требования могут привести к потерям, неудовлетворенности заинтересованных сторон, потере имиджа организации, то такую тенденцию следует рассматривать как потенциальное несоответствие.
Руководители подразделений при анализе отчета о функционировании СУОТ, протоколов собрания (4.6), протоколов о несоответствиях определяют причины потенциальных несоответствий и, при необходимости, оформляют в произвольной форме предложения об улучшении с отражением в них существующего состояния дел (потенциальной проблемы) и предлагаемых мер (предупреждающих действий).
Предложение об улучшении инициатор направляет в СОТ, где оно регистрируется в журнале учета произвольной формы, с присвоением ему очередного номера, указанием даты поступления, фамилии и инициалов инициатора.
Начальник СОТ совместно с работниками, компетентными в области, касающейся предложения об улучшении, анализируют данное предложение и принимают соответствующее решение. Если проблема выходит за пределы компетенции начальника СОТ, вопрос рассматривается представителем высшего руководства в СУОТ.
В предложение об улучшении вносится заключение специалистов о целесообразности мероприятия. Если мероприятие признано целесообразным, назначается срок и ответственный за внедрение предложения об улучшении. Затем предложение об улучшении подписывается начальником СОТ и представителем высшего руководства в СУОТ и передается в СОТ для контроля исполнения и оценки эффективности от внедрения. После внедрения предложение об улучшении подписывается инициатором, ответственным за внедрение, начальником СОТ, представителем высшего руководства в СУОТ.
Некоторые предложения могут потребовать мероприятий, которые Организация не может себе позволить в настоящее время, поэтому, если предложение об улучшении не принимается, то начальник СОТ подготавливает аргументированный ответ инициатору предложения об улучшении.
Порядок оценки эффективности предупреждающих действий аналогичен порядку оценки эффективности корректирующих действий.
Выходные данные анализа эффективности корректирующих и предупреждающих действий используются при установлении целей и программ в области ОТ (4.3.3).
4.5.4. Управление записями
4.5.3.1. Данный раздел Руководства разработан в соответствии с разделом 4.5.4 СТБ 18001 (OHSAS 18001).
4.5.3.2. Управление записями включает в себя следующие этапы:
  • регистрация и учет данных;
  • идентификация записей;
  • хранение записей;
  • выдача в пользование записей;
  • проверка и восстановление записей;
  • изъятие, архивирование и утилизацию записей.
4.5.3.3. Регистрация и учет записей осуществляется в извещениях, отчетах, журналах, актах, протоколах, карточках, удостоверениях, свидетельствах и т. п.
4.5.3.4. Для осуществления учета записи должны быть идентифицированы.
Идентификация записей может осуществляться:
  • по наименованию документов (например – Журнал регистрации протоколов), если наименования не повторяются;
  • по наименованию и году ведения документов (например – Журнал регистрации протоколов за 2007 год) – для записей с одинаковыми наименованиями;
  • по наименованию и номеру с указанием даты заполнения документов (например – Отчет по внутреннему аудиту № 25 от 30 декабря 2007 г.) – для повторяющихся через установленный период времени.
4.5.3.5. Хранение, восстановление, изъятие, ликвидацию записей по ОТ в подразделении обеспечивает работник, ответственный за записи, в соответствии с должностной инструкцией либо назначенный распоряжением руководителя подразделения. При этом указывается должность или специальность исполнителя, его фамилия, подпись и дата регистрации (подписания).
4.5.3.6. Записи о функционировании СУОТ в подразделении должны храниться в папках, имеющих соответствующие наименования. В каждой папке должна быть создана опись хранящихся в ней записей.
4.5.3.7. Журналы регистрации, учета записей по ОТ нумеруются, прошнуровываются, скрепляются печатью с указанием наличия общего количества листов (страниц), подписи и фамилии работника организации, поставившего печать.
4.5.3.8. Записи должны быть разборчивыми, идентифицируемыми, прослеживаемыми, а также храниться (вестись) таким образом (например, в сейфах, папках, файлах и др.), чтобы они были легко восстановимыми и защищенными от повреждения, изнашивания или утери.
4.5.3.9. Выдача находящихся на хранении записей в постоянное и временное пользование осуществляется лицом, ответственным за записи по решению руководства Организации с регистрацией в журнале выдачи документов. Форму журнала определяет ответственный за записи.
4.5.3.10. При необходимости выдачи записей по ОТ в постоянное пользование, ответственный за записи делает необходимую копию документа и выдает под роспись (с указанием даты, фамилии, должности). При этом в правом верхнем углу документа делается пометка «Копия».
4.5.3.11. Во временное пользование записи по охране труда, находящиеся на хранении, выдаются без права выноса за пределы подразделения.
4.5.3.12. Выдача записей по ОТ, их копий сторонним организациям разрешается только по распоряжению руководителя организации или представителя высшего руководства в СУОТ.
4.5.3.13. Ответственность за хранение (ведение) записей и сроки их хранения установлены законодательством в области ОТ Республики Беларусь, а также дополнительно в таблице.

4.5.3.14. Ответственными за хранение (ведение) осуществляется проверка записей путем сверки:
  • документов, хранящихся в папках, – с имеющейся в них описью;
  • записей в журналах – с количеством листов и их наличием;
  • наименования и наличия папок и журналов – с перечнем номенклатуры дел.
На описи, имеющейся в папке, обложке журнала (оборотная сторона) ответственный за записи делает отметку «Проверено», ставит дату проверки и личную подпись.
4.5.3.15. При отсутствии, порче записей, обнаруженных в ходе проверки или в процессе работы, их восстановление производится путем копирования подлинников или их копий (при отсутствии подлинников). На восстановленном документе ответственный делает отметку «Дубликат» и заверяет личной подписью.
По истечении срока хранения записи изымаются ответственным из мест хранения и передаются в архив организации, а не подлежащие архивированию, испорченные – утилизируются в установленном порядке.
4.5.5. Внутренний аудит
4.5.5.1. Данный раздел Руководства разработан в соответствии с разделом 4.5.5 СТБ 18001 (OHSAS 18001).
4.5.5.2. Целями проведения внутреннего аудита являются:
  • проверка соответствия СУОТ запланированным мероприятиям по управлению ОТ, включая требования СТБ 18001 (OHSAS 18001);
  • определение эффективности функционирования СУОТ;
  • обеспечение постоянного улучшения управления ОТ.
4.5.5.3. Внутренний аудит СУОТ может быть плановым и внеплановым.
4.5.5.4. Плановые аудиты СУОТ проводятся группой по аудиту (аудитором) на основании разработанного начальником СОТ и утвержденного до начала года представителем высшего руководства в СУОТ графика внутренних аудитов ниже следующей формы.
График внутренних аудитов системы управления охраной труда организации

Периодичность аудитов: каждое подразделение, работник или вид деятельности согласно «Реестру видов деятельности» (Приложение 1) проверяется не реже 1 раза в год. При определении периодичности учитываются специфика проверяемых подразделения, деятельности работника или вида деятельности, а также результаты предыдущих аудитов.
4.5.5.5. На основании графика внутренних аудитов СУОТ начальник СОТ за 10 календарных дней до начала проведения аудита разрабатывает план внутреннего аудита ниже следующей формы и доводит его до сведения проверяемого подразделения или работника, а также группы по аудиту (аудитора).

4.5.5.6. Внеплановые аудиты проводятся на основании приказа руководителя Организации, в связи с:
  • изменениями в «Реестре видов деятельности» (Приложение 1);
  • изменениями применимых законодательных и других требований в области ОТ (4.3.2);
  • изменениями в органиграмме СУОТ (4.4.1);
  • возникновением несчастных случаев, профессиональных заболеваний, инцидентов, аварий (4.5.3);
  • неудовлетворительной оценкой эффективности корректирующих и предупреждающих действий (4.5.3);
  • требованиями заинтересованных сторон.
Проект приказа о проведении внепланового аудита готовит представитель высшего руководства в СУОТ и представляет его на утверждение руководителю организации.
4.5.5.7. Требования к внутренним аудиторам см. в 4.4.2.
4.5.5.8. Внутренними аудиторами при составлении планов внутренних аудитов СУОТ назначаются работники:
  • не подчиняющиеся лицам, ответственным за проверяемую деятельность;
  • не несущие ответственность за проверяемую деятельность.
4.5.5.9. При назначении группы по аудиту один из аудиторов назначается руководителем группы.
4.5.5.10. В состав группы по аудиту при необходимости могут быть включены эксперты по направлению деятельности подразделения (специалисты вспомогательных служб Организации).
4.5.5.11. Согласно времени начала аудита в подразделении руководитель группы по аудиту (аудитор) в присутствии руководства проверяемого подразделения проводит вводное совещание (также и для проверяемого работника), на котором:
  • объясняются цели аудита;
  • представляется группа по аудиту;
  • объясняются методы аудита (беседа с персоналом; анализ документов, необходимых для работы подразделения; наблюдения за работой, состоянием производственной среды);
  • назначается время заключительного совещания;
  • предоставляются ответы на вопросы, касающиеся аудита;
  • назначаются сопровождающие лица (при необходимости).
4.5.5.12. В ходе аудита каждым аудитором ведется контрольный лист, с заранее подготовленными контрольными вопросами, ниже следующей формы, в котором фиксируются все наблюдения, касающиеся критериев аудита.

4.5.5.13. При выявлении несоответствий критериям аудита составляются протоколы о несоответствиях ниже следующей формы.

4.5.5.14. Номер протокола о несоответствии состоит из порядкового номера аудита по графику внутренних аудитов СУОТ, разделительного знака «/» и порядкового номера протокола о несоответствии в рамках данного аудита (например, «1/1», «1/2» и т.д.; «2/1», «2/2» и т.д.). При проведении внепланового аудита (Вп) перед разделительным знаком указывается «Вп» и его порядковый номер (например, «Вп1/1», «Вп1/2»).
4.5.5.15. Заполняя поле «Установленное несоответствие» протокола о несоответствии, аудитор приводит основанное на фактах четкое и точное описание того, что не выполняется, и подписывается вместе с руководителем проверенного подразделения (работником, деятельность которого проверялась).
4.5.5.16. В конце аудита проводится заключительное совещание, перед которым руководитель группы по аудиту (аудитор) анализирует характер выявленных несоответствий. Помимо протоколов о несоответствиях аудиторы могут представлять в произвольной форме информацию по улучшению управления ОТ в проверенном подразделении (у проверенного работника).
4.5.5.17. Заключительное совещание, на котором присутствует руководство проверенного подразделения (работник, деятельность которого проверялась), проводится под председательством руководителя группы по аудиту (аудитора), для сообщения о результатах аудита данному руководству (работнику).
4.5.5.18. На заключительном совещании:
  • руководитель проверенного подразделения (работник, деятельность которого проверялась) определяет корректирующие действия (поле «Корректирующие действия» протокола о несоответствии) со сроками их внедрения ответственными исполнителями подразделения (поле «Срок внедрения» протокола о несоответствии) и подписывается под определенными корректирующими действиями;
  • руководитель группы по аудиту (аудитор) объясняет порядок предоставления доказательств внедрения корректирующих действий (предоставление аудитору документов либо повторный визит аудитора в подразделение (к работнику)).
4.5.5.19. Протокол о несоответствии составляется в двух экземплярах, один из которых выдается руководителю проверенного подразделения (работнику, деятельность которого проверялась), второй – остается у аудитора.
4.5.5.20. После внедрения корректирующих действий руководитель проверенного подразделения (работник, деятельность которого проверялась) приглашает аудитора для проверки внедрения и/или представляет необходимые документы как доказательство внедрения.
4.5.5.21. Аудитор проверяет не только устранение самого несоответствия, но и устранение его причин. При положительном заключении он заполняет поле «Отметка о внедрении» с указанием даты фактического внедрения корректирующих действий и подписывает протокол о несоответствии тем самым, закрывая его, и передает протокол руководителю группы по аудиту.
4.5.5.22. Случаи неустранения причин несоответствий рассматриваются согласно 4.5.3.12.
4.5.5.23. Эффективность корректирующих действий определяется согласно 4.5.3.
4.5.5.24. Руководитель группы по аудиту (аудитор) в течение 5 рабочих дней с момента закрытия последнего протокола о несоответствии, но не позднее 2 месяцев, оформляет отчет о внутреннем аудите ниже следующей формы с приложениями в виде контрольных листов и протоколов о несоответствиях. При наличии незакрытых протоколов о несоответствиях руководитель группы по аудиту отражает это в отчете о внутреннем аудите.

Отчет хранится в СОТ, а его копия передается руководителю проверенного подразделения (работнику, деятельность которого проверялась).
4.6. АНАЛИЗ УПРАВЛЕНИЯ
4.6.1. Данный раздел Руководства разработан в соответствии с разделом 4.6 СТБ 18001 (OHSAS 18001).
4.6.2. Высшее руководство организации в первом квартале года, следующего за отчетным, анализирует СУОТ с целью обеспечения ее постоянного соответствия требованиям стандарта, пригодности и эффективности. Приказом руководителя организации может быть назначено проведение внеочередного анализа СУОТ.
4.6.3. Руководители подразделений составляют отчеты о функционировании СУОТ в соответствующих подразделениях за отчетный год. В отчете указываются:
  • информация о последующих действиях, вытекающих после предыдущего анализа;
  • достижение целей и выполнение программ (планов) в области ОТ (4.3.3) (если не достигнуты (не выполнены), необходимо указать причины и необходимые мероприятия);
  • результаты мониторинга (4.5.1);
  • результаты оценки соответствия (4.5.2);
  • информация о выполнении корректирующих и предупреждающих действий (4.5.3);
  • предложения по улучшению.
Отчеты составляются в произвольной форме и предоставляются в ООТ до 20 числа последнего месяца текущего года.
4.6.4. Начальник СОТ на основе выше упомянутых отчетов составляет отчет о функционировании СУОТ в Организации, в который также включает:
  • результаты аудитов СУОТ;
  • статистику микротравм, несчастных случаев, профессиональных заболеваний, инцидентов, аварий;
  • изменения, которые могут повлиять на СУОТ (изменения законодательных и других требований в области ОТ (4.3.2), результаты проверок внешними организациями, др.);
  • информацию по адекватности ресурсов на управление ОТ (4.3.3);
  • предложения по улучшению.
Отчет составляется в произвольной форме с отражением приведенной ниже методики оценки эффективности функционирования СУОТ и предоставляется представителю высшего руководства в СУОТ до 25 числа последнего месяца текущего года.
Оценка эффективности функционирования СУОТ

В зависимости от состояния дел в организации, по усмотрению представителя высшего руководства в СУОТ в отчет могут включаться и другие вопросы и информация.
4.6.5. Отчет о функционировании СУОТ в организации и «Реестр недопустимых рисков организации представляются представителем высшего руководства в СУОТ на собрании, возглавляемом руководителем организации и на котором присутствуют руководители подразделений Организации.
На собрании принимаются решения, относящиеся к:
  • повышению эффективности СУОТ;
  • установлению (изменению) Политики в области ОТ, целей и других элементов СУОТ;
  • потребности в ресурсах (финансовых, материальных, трудовых (человеческих)).
4.6.6. Принятые решения фиксируются в протоколе собрания, который вместе с отчетом утверждается руководителем Организации и доводится до сведения работников Организации установленными СУОТ способами. Копии отчета, протокола собрания направляются всем руководителям подразделений.
4.6.7. Выполнение решений, содержащихся в протоколе собрания, контролирует СОТ.
4.6.8. Проведение Дня (Недели) ОТ
4.6.8.1. Проведение Дня (Недели) ОТ является частью анализа СУОТ со стороны руководства.
4.6.8.2. День ОТ проводится ежемесячно в определенный для этого день.
4.6.8.3. Проведение Дня ОТ осуществляется под руководством представителя высшего руководства в СУОТ и в нем принимают участие руководители подразделений Организации, работники СОТ.
Для проведения данного мероприятия приглашаются представители комитета (совета) по ОТ, профсоюзного комитета, представители других общественных организаций.
4.6.8.4. Проведение Дня ОТ предусматривает:
  • информацию представителя высшего руководства в СУОТ об общем состоянии указанной работы за прошедший месяц и выполнении решений, принятых на предыдущем Дне ОТ;
  • отчеты руководителей подразделений организации о проделанной работе по ОТ за прошедший месяц;
  • принятие решений по обеспечению реализации Политики в области ОТ, целей и программ в области ОТ, других мероприятий, выполнение которых предусматривается в наступающем месяце.
4.6.8.5. Отчеты руководителей подразделений организации о проделанной работе по ОТ за прошедший месяц включают:
  • информацию о выполнении программ в области ОТ, мероприятий, включенных в Коллективный договор организации;
  • информацию о результатах осуществления ежедневного и ежемесячного контроля состояния ОТ (4.5.1);
  • информацию о ходе выполнения мероприятий по результатам расследования несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, инцидентов и аварий, несоответствий;
  • сообщение о выполнении предписаний органов государственного надзора и контроля, СОТ и других контролирующих служб организации, представлений профсоюза;
  • оценку общего состояния работы по ОТ (состояние аварийности, травматизма, заболеваемости, соблюдения требований безопасности труда, санитарно-бытового и лечебно-профилактического обеспечения, проведения обучения, инструктажей, медицинских осмотров, обеспечения безопасности производственного оборудования, производственных процессов, др.);
  • проблемные вопросы, связанные с выполнением программ в области ОТ, других запланированных мероприятий на наступающий месяц.
4.6.8.6. Проведение Дня ОТ протоколируется.
Протокол Дня ОТ с изложением принятых на нем решений подписывается представителем высшего руководства в СУОТ, утверждается руководителем организации и является обязательным для исполнения.
4.6.8.7. Недели ОТ проводятся с целью интенсификации работы по ОТ, в связи с наметившими негативными тенденциями в этой работе в Организации.
Решение о проведении Недели ОТ принимают:
  • во всей организации – руководитель организации;
  • в группе подразделений – представитель высшего руководства в СУОТ;
  • в отдельном подразделении – представитель высшего руководства в СУОТ либо их руководители.
4.6.8.8. Для проведения Недели ОТ составляется специальный план, утверждаемый соответствующим руководителем (см. 4.6.8.7), которыми подводятся итоги Недели ОТ.
4.6.8.9. В период проведения Недели ОТ с учетом обстоятельств, послуживших основанием для объявления указанного мероприятия, в частности, проводятся:
  • внеплановые инструктажи по ОТ;
  • внеочередная проверка знаний работников по вопросам ОТ;
  • лекции, семинары, беседы, другие мероприятии информационного характера;
  • мероприятия по наведению надлежащего порядка в производственных, санитарно-бытовых помещениях и на рабочих местах.
В период Недели ОТ контроль соблюдения требований ОТ осуществляется в особом режиме (см. 4.5.1).
(Журнал "Охрана труда и техника безопасности" №8)
Оцените статью:
Разъяснения к Указу о контрактах
Хорошая практика-2

Похожие статьи

У Вас недостаточно прав для добавления комментариев. Вам необходимо войти на сайт или зарегистрироваться.

Спецодежда, спецобувь и средства защиты – СЭЙФТИМ

Лескадр

Комментарии

Подпишись

Получайте первым обзор законодательства и новости охраны труда