Сделай сам

Обилием журналов по охране труда, которые необходимо вести, уже никого не удивишь. Купить готовые журналы в крупных городах не проблема, в малых — можно заказать с доставкой. Но не все формы есть у изготовителей, а те формы журналов, что не утверждены, купить не возможно. Поэтому приходится делать все самому.

Процесс изготовления журнала, при условии наличия файла, который можно сразу напечатать, занимает ≈ 10-20 минут. Приноровившись, можно быстрее сделать.

Что нам понадобится:

• принтер с печатью с двух сторон (можно и односторонней, но придется делать больше телодвижений);
• компьютер с установленной программой Microsoft Word (или аналог);
• бумага плотностью 80 г/м (стандартная офисная, для страниц журнала);
• бумага плотностью ≥100-120 г/м (для обложки);
• степлер;
• ножницы;
• линейка;
• клей (клей-карандаш).

Форма журнала

В большинстве случаев формы журналов утверждены, но есть исключения и тут все зависит от вашей фантазии. Рекомендую заглянуть в ТНПА. Иногда там есть формы журналов.

Все описанное ниже будем делать на примере «Журнала приемки и осмотра лесов и подмостей». Его наличие регламентировано «Правилами охраны труда при работе на высоте» (утв. пост. Минтруда от 28.04.2011 № 52).

118. Подмости и леса высотой до 4 м допускаются к эксплуатации после их приемки руководителем работ или мастером с записью в журнале приемки и осмотра лесов и подмостей.

Форма журнала в правилах не приведена. В ТНПА я ничего не нашел. Рекомендуемая форма обнаружилась в Приложении 15 к «Правилам безопасности при работе с механизмами, инструментом и приспособлениями (ПБМИП)» (утв. Министерством топлива и энергетики Республики Беларусь от 12.02.1996).

Возьмем ее за основу, адаптировав под себя.

Подготавливаем файл журнала

Навык пользования программой Microsoft Word — обязателен. В настоящий момент это обязательное условие для специалиста по охране труда. 90% всех документов делается сейчас в ней. Я пользуюсь Microsoft Word 2010 и все примеры буду показывать на ней.

Создаем файл.

Так как таблицы должны печататься с двух сторон листа, а так же необходимо оставить место для сшивки журнала, внесем изменения в настройки страницы. Я установил размеры полей — 2 см, переплет — 1 см, ориентация — альбомная, Страницы → несколько страниц — зеркальные поля. Сохраняем все нажатием клавиши «ОК».

Дальше все делаем с помощью таблиц. Не палочек « │ ─ ┌ ┐ ┴ » и, боже упаси, пробелов, а только ТАБЛИЦ. Вставляем таблицу, форматируем ее, в колонтитулы добавляем номер страницы и сохраняем.

Для обложки я готовлю отдельный файл, в котором размещаю наименование организации и название журнала. На первой странице журнала — название журнала, наименование структурного подразделения организации, поля для указания начала и окончания ведения журнала. На последней странице — заверительная надпись (очень редко требуется).

Даже при моем опыте работы и знании Microsoft Word это отнимает время, но сделать нужно один раз и качественно. Дальше только печать и изготовление журналов.

Вот что у меня получилось:

Печать журнала

Тип принтера (лазерный или струйный) не важно. Главное, что бы он печатал без дефектов. Страницы журнала печатаем на обычной офисной бумаге плотностью 80 г/м. Открываем файл журнала.

Если ваш принтер поддерживает двустороннюю печать — переходим к меню печать: Файл → Печать → меняем Односторонняя печать на «Двусторонняя печать, переворачивать страницы относительно короткого края» → кнопка «Печать».

Если у вас более поздняя версия Microsoft Word (97, 2000, ХР, 2003 или 2007), то при открытии меню печати нужно найти функцию свойства принтера. Там можно будет изменить на печать с двух сторон и переворачивание страницы по короткому краю.

Если ваш принтер не поддерживает двустороннюю печать, то необходимо вначале напечатать нечетные страницы, затем их перевернуть и на них же напечатать четные страницы. Как переворачивать страницы, и какой стороной их класть я не скажу. У каждого принтера свои настройки. Все определяйте опытным путем.

Открываем меню печать: Файл → Печать → меняем Напечатать все страницы на «Напечатать только нечетные страницы» и кнопку → кнопка «Печать». Повторяем процедуру для нечетных страниц, заменяя в настройках печати на «Напечатать только четные страницы».

Если у вас более поздняя версия Microsoft Word, то ищите печать четных и нечетных страниц в меню печать или настройках принтера.

Для обложки необходима более плотная бумага, чем для страниц. Поэтому есть необходимость использования бумаги плотностью 100-120 г/м и более (чем толще, тем надежнее в эксплуатации и вандалоустойчивее будет журнал). На бумаге такой плотности не каждый принтер может печатать, а некоторые могут и сломаться. В таком случае печатаем обложку на обычной бумаге, обрезаем лишнее и приклеиваем на обложку.

Изготовление журнала

После печати у нас имеется: лицевая обложка — страницы журнала — обложка.

Собираем журнал и с помощью степлера, сшивая журнал посередине. Выравниваем страницы и продолжаем скреплять журнал, передвигаясь от центра к краям. Практика показала, что скрепление от центра к краям позволяет избежать смешения страниц. Особенно если скрепляется журнал по длинной стороне.

После сшивки проверяем, не выступают ли скобы и, при необходимости, подгибаем их.

Если есть необходимость, то можно сейчас прошить журнал. Если нет, то приступаем к изготовлению корешка. Замеряем ширину корешка так, что бы он скрыл наши скобы с одной и с другой стороны + толщина журнала. Обильно смазываем заготовку корешка клеем и наклеиваем на одну сторону, а затем, проглаживая края, загибаем на обратную сторону. Оставляем сохнуть.

В итоге получаем журнал, в котором название граф и их ширина созданы, так как мы захотели, а при необходимости всегда можно скорректировать файл. Любуемся.

Делитесь своими формами журналов на Форуме и Документах.