Инструкцию по делопроизводству в государственных органах и иных организациях будут актуализировать. Об этом сообщил журналистам директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела Андрей Рыбаков, передает БЕЛТА.
СПРАВОЧНО
Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.
Положения Инструкции распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя (бумажный, электронный) и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных (компьютерных) технологий.
«Мы ведем работу по подготовке проекта новой редакции инструкции по делопроизводству в государственных органах и иных организациях. Известно, что архив начинается в делопроизводстве. От того, как там будут созданы документы, как мы их сохраним, систематизируем, зависит то, что получим в архиве на выходе и как сможем, соответственно, использовать», — сказал Андрей Рыбаков.
Важный и актуальный вопрос в этой связи — внедрение современных информационно-коммуникационных технологий, документов в электронном виде, заметил директор института. По его словам, необходимо, кроме обозначения общих требований к созданию, хранению, учету документов, учесть и такой нюанс, когда наряду с бумажными документами все более активно создаются электронные.
«Очень важный вопрос: в каких случаях мы можем без бумажных аналогов создавать документы, — добавил Андрей Рыбаков. - Сегодня закон позволяет без бумажных аналогов создавать практически любой документ. Есть, конечно, ограничения. Изменения, которые были внесены в Трудовой кодекс, тоже достаточно либерализировали сферу применения электронных документов и современных технологий. Тем не менее там остались жесткие позиции, требующие создания тех или иных документов на бумаге».
Директор института обратил внимание, что сейчас перед ответственными за эту работу стоит задача «все связать», прописать, как передавать в информационную систему архива документы из тех систем, в которых они образуются. «Когда мы можем позволить себе уйти от бумаги и хранить исключительно электронный документ? Какие условия должны быть созданы в этой информационной системе архива так, чтобы мы документ не потеряли через 5, 10, 20, 100 и более лет, если мы говорим о документах постоянного хранения», — задался он вопросами.
«Для нас это очень важная задача. Нужно четко прописать эти нормы: в каких случаях мы можем без бумаги, в каких случаях бумага нужна, как передавать», — сказал он.
Вместе с тем Андрей Рыбаков заметил, что хранение электронных документов на сервере не решает проблему. «Возникает вопрос, что с ними делать, как искать информацию. Казалось бы, все решает компьютер. Но на самом деле без четких норм, методической проработки этого вопроса потом на выходе ничего не сможем найти. Мы получим огромное количество документов и не будем знать, как их искать и использовать», — пояснил он.
