Помнить все!

Даты, сроки, дэдлайны … Время в современном мире очень ценно, а упущение сроков проведения инструктажей и проверки знаний по охране труда может грозить не только финансовыми потерями, а иногда даже потерей драгоценной свободы.

На нашем предприятии мы обязали руководителей составлять графики проведения инструктажей и проверки знаний. Но, как показывает практика, человек не машина и ему свойственно забывать. Что бы ни попасть в неприятную ситуацию каждый пытается придумать свою методику — вешают графики на видное место, переносят даты на перекидной календарь и прочее. Но опять и опять натыкаются на старые грабли. Не увидел, забыл, «замотался». Выход из сложившейся ситуации — максимальная автоматизация и перенос процесса напоминания на машину. Она не спит, не ест, не дремлет и допускает минимум ошибок (и то те, которые заложил в нее человек — самое слабое звено в этой системе :( ).
Предлагаю альтернативный и самый действенный (для меня) способ напоминания о важных мероприятиях — уведомление посредством SMS-сообщений. Вы спросите, кто мне будет их присылать? Ответ прост. В интернете полно сервисов планирования и проведя не хитрые манипуляции с настройками можно получать уведомления о предстоящем мероприятии на электронную почту или на мобильный телефон. Телефон — самый оптимальный вариант. Он всегда с собой и есть у каждого. Вы готовы упростить себе жизнь? Тогда приступим!

Google
Как я уже выше упоминал сервисов по планированию много, но достойных и бесплатных, а еще и русскоязычных, можно пересчитать по пальцам одной руки. Google — международная компания славящаяся своими добротно сделанными сервисами и миллионами пользователей по всему миру. Попробовав один раз его продукты я без сожаления пользуюсь ими вот уже более 4-х лет.
Заходим на главную страницу Google — google.by и нажимаем кнопку «Войти»

Нас направляют на страницу Личного аккаунта. Если у Вас есть учетная запись Google, то войдите, используя свой логин и пароль. Если нет, то нажимаем кнопку «Зарегистрироваться».

Введите свои данные (Имя, Фамилию, придумайте логин и пароль).
Обратите внимание на поле «Мобильный телефон». Обязательно введите свой номер телефона. На него будут приходить SMS уведомления из Календаря.
Поставьте галочку в поле «Пропустить эту проверку. Может потребоваться проверка по телефону.»
Проставьте галочку в поле ознакомления с Лицензионными соглашениями. Нажмите кнопку «Далее».

Вас перенаправят на страницу подтверждения аккаунта. Перепроверьте свой номер телефона. При регистрации вы указывали номер телефона в формате «+37529…», здесь же Ваш номер будет трансформирован в формат «8 029 …». Ничего не меняйте.
Оставьте по умолчанию способ получения кода — «Текстовое сообщение (SMS)». Нажимаем кнопку «Продолжить».

На указанный Вами номер мобильного телефона придет SMS с кодом подтверждения. Введите его в поле и жмите кнопку «Продолжить»

Поздравляю! Вы стали пользователем сервисов Google. Получив поздравления, жмем кнопку «Вперед» и нас перенаправят на главную страницу Google.

Находим вверху страницы надпись «Календарь» и жмем на нее.

Попав первый раз в Календарь пользователь получает краткую информацию о функциональных возможностях календаря и предложение настроить его. Нажимаем кнопку «Далее: Установить».

Выбираем свою страну (в нашем случае — Беларусь). При необходимости выбираем часовой пояс (нам не требуется). Жмем кнопку «Далее: Получайте напоминания о мероприятиях».

Попадаем на страницу «Получайте напоминания о мероприятиях». Так как мы говорим об инструктажах, то я себе поставил напоминание на электронную почту за 1 день перед каждым мероприятием, убрал галочку с напоминания «Всплывающим окном» и ввел в поле свой номер мобильного телефона в формате «+37529…», для напоминания SMS сообщениями. Жмем кнопку «Отправить код».

Получаем SMS-ку с кодом и вводим его в поле «SMS». Жмем кнопку «Отправить код подтверждения». Если все сделано правильно, а по другому и быть не может, то на Ваш мобильный телефон придет сообщение «Устройство по адресу +37529 ХХХХХХХ проверено. …» и в настройках появится доступ к редактированию сроков уведомления через SMS.

Я для себя установил такой же срок как и по электронной почте — 1 день перед каждым мероприятием. Перепроверяем введенные данные и жмем кнопку «Далее: Синхронизировать с мобильным устройством». Далее жмем на кнопку «Начать использовать Календарь Google».

На этом этапе настройки календаря закончены. По умолчанию все уведомления о мероприятиях будут приходить в сроки указанные нами при настройке календаря (в моем случае письмо на электронную почту и SMS сообщение будут приходить за 1 день до начала мероприятия).
Создаем мероприятие. Это можно сделать:

1. нажатием на кнопку «Создать»
2. находим в календаре нужную дату и час и нажимаем левую клавишу мышки один раз.

Способ 1

При нажатии кнопки «Создать» появляется окно создания и настройки мероприятия. Вводим тему, к примеру «Инструктаж стропальщикам».

Указываем дату и время начала и, если необходимо, конца мероприятия или ставим галочку в поле «Весь день» (для инструктажа или большинства других событий касающихся охраны труда это самый правильный вариант). Так как инструктаж имеет строгую периодичность, в настройках календаря укажем её. В случае со стропальщиками периодичность инструктажа — не реже 1 раза в 6 месяцев. Ставим галочку в поле «Повторить …».

В появившемся окошке «Повторяющиеся мероприятия» в поле «Повторяется» выбираем «каждый месяц», а в поле «Повторять с интервалом» — шестерку. Правильность настройки повторения мероприятия можно проконтролировать по полю «Сводка» (в нашем случае мероприятие будет повторяться каждые 6 месяцев 3-го числа. Все верно). Жмем кнопку «Готово».

Смотрим поле «Напоминания». Здесь стоят значения по умолчанию (электронная почта и SMS уведомления за 1 день перед мероприятием). Если есть необходимость дополнительно напомнить несколько раз о предстоящем мероприятии (например, напомнить SMS сообщением за месяц или неделю) жмем кнопку «Добавить напоминание». Из дополнительных функций — мероприятию можно написать комментарий и присвоить свой цвет. По окончании настройки мероприятия жмем кнопку «Сохранить» (левый верхний угол).

Способ 2

Второй способ позволяет быстро создать мероприятие без лишних настроек. Находим нужную нам дату и нажимаем левую клавишу мышки. В появившемся окошке пишем тему мероприятия (к примеру «Инструктаж слесарям» или «Оперативная проверка в механическом цехе») и жмем кнопку «Создать мероприятие».

Если сесть необходимость в настройке созданного мероприятия (например, нужно указать его периодичность, что для инструктажа вполне логично), то нужно щелкнуть один раз левой клавишей мышки на созданном мероприятии, и вы попадете в окно расширенных настроек. Дальнейший ход настройки аналогичен описанному в способе 1.

Вот и все! Внеся таким способом весь свой график инструктажей и проверки знаний вы застрахованы от последствий, которые я описывал во вступительной части этой статьи.
Почему я использую Google календарь? Для меня ответ прост. Это просто, дешево и надежно. А имея в своем арсенале устройство, работающее на операционной система Android, ваш календарь будет с ним синхронизирован автоматически.

АЛЬТЕРНАТИВА

На Google свет клином не сошелся. Если вы являетесь владельцем почтового ящика от mail.ru или Yandex, то у Вас есть такой же похожий функционал как у Google календаря. Кратко опишу работу с ними.

Mail.ru

Переходим в Календарь https://calendar.mail.ru/ и заходим в него используя свою учетную запись почтового ящика.

Переходим в настройки. Для этого выбираем «Ещё» → «Настройки».

Нам становится доступна вкладка «Настройки уведомлений». Выбираем способ  получения уведомлений и вставляем в соответствующее поле свой номер телефона (потребуется произвести процедуру подтверждения номера). Жмем кнопку «Сохранить».

К сожалению, диапазон настройки времени уведомления ограничен минутами. Его максимальное значение 9999 минут, что составляет 6 дней 22 часа 39 минут. Согласитесь, неудобно переводить сутки и часы в минуты. Однако если срок уведомления везде будет одинаковым про этот недостаток можно забыть.

Yandex

Переходим в Календарь https://calendar.yandex.ru/ и заходим в него использую свою учетную запись почтового ящика.

Переходим в настройки календаря для ввода своего номера мобильного телефона.

В появившемся окне нажимаем ссылку «Добавить номер» и заполняем необходимые поля.

После подтверждения номера телефона можно приступать к созданию мероприятия. В отличие от Google и Mail.ru календаря здесь по умолчанию уведомления не включены. Поэтому каждый раз, создавая новое мероприятие, необходимо будет вручную проставлять галочку в поле «Напомнить о встрече».

Еще одним минусом является ограничение периодов напоминания: «в начале, 5,15,30,45 минут, 1,2,8,12 часов, день, 2 дня».

Как видим, крупные порталы пытаются удержать у себя своих пользователей, предоставляя им различные сервисы, а мы с радостью приспосабливаем их под свои нужды. Освободите же свою голову от ненужных дат и заполните её дополнительной нужной и важной для Вас информацией :)

Желаю успехов!