Сфера технологий безопасности

 

Помнить все!

Помнить все!

Даты, сроки, дэдлайны … Время в современном мире очень ценно, а упущение сроков проведения инструктажей и проверки знаний по охране труда может грозить не только финансовыми потерями, а иногда даже потерей драгоценной свободы.

На нашем предприятии мы обязали руководителей составлять графики проведения инструктажей и проверки знаний. Но, как показывает практика, человек не машина и ему свойственно забывать. Что бы ни попасть в неприятную ситуацию каждый пытается придумать свою методику — вешают графики на видное место, переносят даты на перекидной календарь и прочее. Но опять и опять натыкаются на старые грабли. Не увидел, забыл, «замотался». Выход из сложившейся ситуации — максимальная автоматизация и перенос процесса напоминания на машину. Она не спит, не ест, не дремлет и допускает минимум ошибок (и то те, которые заложил в нее человек — самое слабое звено в этой системе :( ).
Предлагаю альтернативный и самый действенный (для меня) способ напоминания о важных мероприятиях — уведомление посредством SMS-сообщений. Вы спросите, кто мне будет их присылать? Ответ прост. В интернете полно сервисов планирования и проведя не хитрые манипуляции с настройками можно получать уведомления о предстоящем мероприятии на электронную почту или на мобильный телефон. Телефон — самый оптимальный вариант. Он всегда с собой и есть у каждого. Вы готовы упростить себе жизнь? Тогда приступим!

Google
Как я уже выше упоминал сервисов по планированию много, но достойных и бесплатных, а еще и русскоязычных, можно пересчитать по пальцам одной руки. Google — международная компания славящаяся своими добротно сделанными сервисами и миллионами пользователей по всему миру. Попробовав один раз его продукты я без сожаления пользуюсь ими вот уже более 4-х лет.
Заходим на главную страницу Google — google.by и нажимаем кнопку «Войти»

Главная страница Google

Нас направляют на страницу Личного аккаунта. Если у Вас есть учетная запись Google, то войдите, используя свой логин и пароль. Если нет, то нажимаем кнопку «Зарегистрироваться».

Вход и регистрация

Введите свои данные (Имя, Фамилию, придумайте логин и пароль).
Обратите внимание на поле «Мобильный телефон». Обязательно введите свой номер телефона. На него будут приходить SMS уведомления из Календаря.
Поставьте галочку в поле «Пропустить эту проверку. Может потребоваться проверка по телефону.»
Проставьте галочку в поле ознакомления с Лицензионными соглашениями. Нажмите кнопку «Далее».

Форма регистрации на сайте

Вас перенаправят на страницу подтверждения аккаунта. Перепроверьте свой номер телефона. При регистрации вы указывали номер телефона в формате «+37529…», здесь же Ваш номер будет трансформирован в формат «8 029 …». Ничего не меняйте.
Оставьте по умолчанию способ получения кода — «Текстовое сообщение (SMS)». Нажимаем кнопку «Продолжить».

Форма подтверждения номера телефона

На указанный Вами номер мобильного телефона придет SMS с кодом подтверждения. Введите его в поле и жмите кнопку «Продолжить»

Форма подтверждения номера телефона

Поздравляю! Вы стали пользователем сервисов Google. Получив поздравления, жмем кнопку «Вперед» и нас перенаправят на главную страницу Google.

Находим вверху страницы надпись «Календарь» и жмем на нее.

Вход в Google календарь

Попав первый раз в Календарь пользователь получает краткую информацию о функциональных возможностях календаря и предложение настроить его. Нажимаем кнопку «Далее: Установить».

Описание основных функций календаря и форма настройки

Выбираем свою страну (в нашем случае — Беларусь). При необходимости выбираем часовой пояс (нам не требуется). Жмем кнопку «Далее: Получайте напоминания о мероприятиях».

Настройка часового поля

Попадаем на страницу «Получайте напоминания о мероприятиях». Так как мы говорим об инструктажах, то я себе поставил напоминание на электронную почту за 1 день перед каждым мероприятием, убрал галочку с напоминания «Всплывающим окном» и ввел в поле свой номер мобильного телефона в формате «+37529…», для напоминания SMS сообщениями. Жмем кнопку «Отправить код».

Настройка уведомления и номера телефона

Получаем SMS-ку с кодом и вводим его в поле «SMS». Жмем кнопку «Отправить код подтверждения». Если все сделано правильно, а по другому и быть не может, то на Ваш мобильный телефон придет сообщение «Устройство по адресу +37529 ХХХХХХХ проверено. …» и в настройках появится доступ к редактированию сроков уведомления через SMS.

Подтверждение номера телефона

Я для себя установил такой же срок как и по электронной почте — 1 день перед каждым мероприятием. Перепроверяем введенные данные и жмем кнопку «Далее: Синхронизировать с мобильным устройством». Далее жмем на кнопку «Начать использовать Календарь Google».

Настройка периодичности SMS сообщений

На этом этапе настройки календаря закончены. По умолчанию все уведомления о мероприятиях будут приходить в сроки указанные нами при настройке календаря (в моем случае письмо на электронную почту и SMS сообщение будут приходить за 1 день до начала мероприятия).
Создаем мероприятие. Это можно сделать:

  1. нажатием на кнопку «Создать»
  2. находим в календаре нужную дату и час и нажимаем левую клавишу мышки один раз.

Варианты создания мероприятий

Способ 1

При нажатии кнопки «Создать» появляется окно создания и настройки мероприятия. Вводим тему, к примеру «Инструктаж стропальщикам».

Форма настройки мероприятия

Указываем дату и время начала и, если необходимо, конца мероприятия или ставим галочку в поле «Весь день» (для инструктажа или большинства других событий касающихся охраны труда это самый правильный вариант). Так как инструктаж имеет строгую периодичность, в настройках календаря укажем её. В случае со стропальщиками периодичность инструктажа — не реже 1 раза в 6 месяцев. Ставим галочку в поле «Повторить …».

Настройка даты и повторения мероприятия

В появившемся окошке «Повторяющиеся мероприятия» в поле «Повторяется» выбираем «каждый месяц», а в поле «Повторять с интервалом» — шестерку. Правильность настройки повторения мероприятия можно проконтролировать по полю «Сводка» (в нашем случае мероприятие будет повторяться каждые 6 месяцев 3-го числа. Все верно). Жмем кнопку «Готово».

Настройка повторения мероприятия

Смотрим поле «Напоминания». Здесь стоят значения по умолчанию (электронная почта и SMS уведомления за 1 день перед мероприятием). Если есть необходимость дополнительно напомнить несколько раз о предстоящем мероприятии (например, напомнить SMS сообщением за месяц или неделю) жмем кнопку «Добавить напоминание». Из дополнительных функций — мероприятию можно написать комментарий и присвоить свой цвет. По окончании настройки мероприятия жмем кнопку «Сохранить» (левый верхний угол).

Готовое мероприятие

Способ 2

Второй способ позволяет быстро создать мероприятие без лишних настроек. Находим нужную нам дату и нажимаем левую клавишу мышки. В появившемся окошке пишем тему мероприятия (к примеру «Инструктаж слесарям» или «Оперативная проверка в механическом цехе») и жмем кнопку «Создать мероприятие».

Быстрое создание мероприятия

Если сесть необходимость в настройке созданного мероприятия (например, нужно указать его периодичность, что для инструктажа вполне логично), то нужно щелкнуть один раз левой клавишей мышки на созданном мероприятии, и вы попадете в окно расширенных настроек. Дальнейший ход настройки аналогичен описанному в способе 1.

Вот и все! Внеся таким способом весь свой график инструктажей и проверки знаний вы застрахованы от последствий, которые я описывал во вступительной части этой статьи.
Почему я использую Google календарь? Для меня ответ прост. Это просто, дешево и надежно. А имея в своем арсенале устройство, работающее на операционной система Android, ваш календарь будет с ним синхронизирован автоматически.

АЛЬТЕРНАТИВА

На Google свет клином не сошелся. Если вы являетесь владельцем почтового ящика от mail.ru или Yandex, то у Вас есть такой же похожий функционал как у Google календаря. Кратко опишу работу с ними.

Mail.ru

Переходим в Календарь https://calendar.mail.ru/ и заходим в него используя свою учетную запись почтового ящика.

Вход в календарь mail.ru

Переходим в настройки. Для этого выбираем «Ещё» → «Настройки».

Местонахождение ссылки с настройками календаря mail.ru

Нам становится доступна вкладка «Настройки уведомлений». Выбираем способ  получения уведомлений и вставляем в соответствующее поле свой номер телефона (потребуется произвести процедуру подтверждения номера). Жмем кнопку «Сохранить».

Настройка уведомлений в календаре mail.ru

К сожалению, диапазон настройки времени уведомления ограничен минутами. Его максимальное значение 9999 минут, что составляет 6 дней 22 часа 39 минут. Согласитесь, неудобно переводить сутки и часы в минуты. Однако если срок уведомления везде будет одинаковым про этот недостаток можно забыть.

Yandex

Переходим в Календарь https://calendar.yandex.ru/ и заходим в него использую свою учетную запись почтового ящика.

Вход в календарь Yandex

Переходим в настройки календаря для ввода своего номера мобильного телефона.

Расположение ссылки настроек календаря  Yandex

В появившемся окне нажимаем ссылку «Добавить номер» и заполняем необходимые поля.

Ввод номера телефона

После подтверждения номера телефона можно приступать к созданию мероприятия. В отличие от Google и Mail.ru календаря здесь по умолчанию уведомления не включены. Поэтому каждый раз, создавая новое мероприятие, необходимо будет вручную проставлять галочку в поле «Напомнить о встрече».

Форма создания мероприятия

 

Настройка способ уведомления при создании меропиятии

Еще одним минусом является ограничение периодов напоминания: «в начале, 5,15,30,45 минут, 1,2,8,12 часов, день, 2 дня».

Варианты времени уведомлений для мероприятий


Как видим, крупные порталы пытаются удержать у себя своих пользователей, предоставляя им различные сервисы, а мы с радостью приспосабливаем их под свои нужды. Освободите же свою голову от ненужных дат и заполните её дополнительной нужной и важной для Вас информацией :)

Желаю успехов!

Оцените статью:
О средствах индивидуальной защиты органов дыхания ...
Комплексная защита кожных покровов работников

Похожие статьи

Комментарии   

Людмила Ивановна
#1 +2 Людмила Ивановна 05.04.2013 21:24
Предприятие у нас не большое, поэтому работать приходиться за троих, а поэтому всегда есть вероятность что - либо прозевать... Сейчас, благодаря Вам работать станет проще.
Спасибо.
Annna
#2 +1 Annna 15.04.2013 10:39
Давно хотела повесить себе какую-нибудь напоминалку. Попробую, спасибо за совет. :-)
admin
#3 admin 16.04.2013 08:53
Очень рад что Вам понравилось.
Не описал в статье главную особенность этих оповещений — за SMS вы не платите, это бесплатно :)
killman
#4 killman 17.04.2013 23:04
А я себе купил смартфон, чтобы все напоминания записывать.
admin
#5 admin 01.06.2015 08:43
С 27 июня 2015 года будет прекращена рассылка SMS-оповещений Google Календаря.
Вот такое сообщение от Гугла :sad:
Цитата:
Важное уведомление об SMS-оповещениях Google Календаря
С 27 июня 2015 года будет прекращена рассылка SMS-оповещений Google Календаря. Эта функция была представлена до появления смартфонов. Теперь, когда они получили широкое распространение, для отправки оповещений на мобильные устройства используются более многофункциональные и надежные технологии, которые позволяют получать их даже без подключения к Интернету.

Чтобы получать оповещения на смартфон, либо настройте соответствующим образом установленное по умолчанию приложение "Календарь", либо установите приложение "Google Календарь" для устройств Android или iPhone. Подробную информацию о том, как задать настройки по умолчанию для оповещений, можно найти в Справочном центре.

Обратите внимание, что это изменение не затронет клиентов, использующих Google Drive for Work, Google Apps for Work (платная версия), Google Apps for Education и Google Apps for Government.

Команда Google Календаря

У Вас недостаточно прав для добавления комментариев. Вам необходимо войти на сайт или зарегистрироваться.

Комментарии

Мероприятия

Подпишись

Получайте первым обзор законодательства и новости охраны труда